TEDxRennes : Le secret des coulisses de l’événement

Dépasser l’horizon : voilà le thème du TEDxRennes 2020 pour sa 9ème édition. Malgré le contexte sanitaire que nous connaissons tous, l’association Bretagne ID Large a tenu à ce que cet événement soit maintenu quitte à ce qu’il soit reporté de quelques mois. Mais comment se passe l’organisation d’un événement d’une telle ampleur ? Découvrez à travers cet article les objectifs et les enjeux des organisateurs du TEDxRennes ainsi que les coulisses de l’événement grâce à plusieurs interviews.

TEDxRennes : un événement qui a du sens

TED et TEDx : quelles différences ?

Une fois par an à Monterey puis depuis 2014 à Vancouver, se tient la conférence TED. Depuis peu, elle est également organisée deux fois par an dans d’autres villes du monde sous l’appellation TED Global.

Le TED : l’origine du projet

Le principe de la conférence TED est de rassembler les grands esprits spécialistes d’un domaine en particulier comme par exemple Bill Gates, Philippe Starck ou encore Bill Clinton. L’objectif est le partage d’idées avec le monde et cela dure depuis plus de 30 ans maintenant.

Ces conférences ayant un franc succès, l’organisme TED a eu l’idée de les élargir au niveau mondial. Aujourd’hui, en plus de celles qui se tiennent aux Etats-Unis, c’est aussi en Inde et en Afrique que ces conférences sont organisées.

Les intervenants de conférences sont sélectionnés par TED car les organisateurs souhaitent que les échanges entre locuteurs et participants soient variés, inspirés, apolitiques dans un esprit visionnaire et bienveillant. Les sujets traités sont très vastes : économie, société, culture, éducation, écologie, arts, technologie, multimédia, design, marketing… Et c’est cette diversité qui est saluée chaque année !

Le TEDx : une idée innovante

TEDx est un organisme indépendant de TED mais qui essaye de respecter au maximum les principaux critères d’organisation. On distingue les deux organisations grâce à la lettre « x ». Il a été créé pour permettre au plus grand nombre un accès aux idées et à la passion pour la connaissance.

La première étape pour pouvoir organiser un événement TEDx de plus de 100 personnes est d’obtenir la licence octroyée par TED. Pour cela, il faut avoir participé à une conférence officielle TED et avoir un projet étayé et conforme aux objectifs de l’organisme principal.

C’est en 2012 que Laurent RAISON et l’association Bretagne ID Large lancent la première édition de TEDxRennes. Le public rennais répond favorablement et l’événement grandit chaque année.

Bretagne ID large ou l’association de valeurs

Depuis 2012, l’association Bretagne ID Large organise le TEDxRennes. Cette association compte aujourd’hui plus de 130 membres venus d’horizons divers : chefs d’entreprise, étudiants, salariés…

Elle a pour objet de participer à l’organisation d’événements mettant en lumière des idées et initiatives innovantes destinées à dynamiser les évolutions de notre société.

Historique des événements organisés par Bretagne ID Large :

• 2014 et 2015 : co-production de l’émission « Des souris dans le nuage » diffusée chaque mois sur TV Rennes, émission traitant du web et de l’innovation à destination du grand public.
• 2016 et 2017 : co-production de la première édition rennaise du 48 Hour Film Project dont le principe est de créer un court métrage en un week-end.
• 2019 et 2020 : organisation du plus grand TEDx de France, avec 3300 spectateurs et 200 billets solidaires financés.

Fanny Dufour : son rôle de présidente

Comme pour toute association, Bretagne ID Large est présidé par une des membres : Fanny Dufour. Elle en est la présidente depuis 3 ans et va, pour l’édition 2021 du TEDxRennes, passer la main à deux autres membres de l’association.

« Mon projet était de professionnaliser l’association pour avoir des salariés et aujourd’hui c’est le cas ! Ça permet de faciliter les choses car en étant que bénévole ce n’est pas simple d’assurer les tâches au quotidien. »

Le rôle de présidente se rapproche du rôle de chef d’entreprise pour Fanny :

« Comme un chef d’entreprise, il faut poser les objectifs et les ambitions et faire en sorte que les gens se mobilisent et nous suivent dans cette aventure. L’idée du rôle de présidente c’est d’avoir une idée globale sur les planning, le budget mais aussi impulser et donner une stratégie. »

Selon Fanny Dufour, les valeurs transmises grâce au TEDx sont la positivité, l’authenticité et le fait de se révéler. En effet, aux vues du contexte sanitaire, la volonté de Fanny est d’inciter à positiver :

« Le monde est compliqué, on sait pas où on va mais restons positifs. » Ces valeurs sont également transmises grâce aux intervenants : « Se dire que tu peux avoir une idée et il faut y aller et oser la pousser jusqu’au bout et si ça te tient à coeur et que ça fait sens pour toi, va y. »

Les adhérents et leurs pôles

L’association Bretagne ID Large est portée par 130 adhérents et 3 salariés. La moitié des 130 adhérents sont là à l’année pour travailler et monter le show et l’autre moitié est là la veille et le Jour J.

« On a différents métiers et on a besoin de monde tout le temps : toute l’année il faut communiquer, toute l’année il faut coacher, toute l’année il faut chercher des sous. » – Fanny Dufour

Chaque adhérent est associé à un ou plusieurs pôle(s) qu’il choisi au début de la saison :

• Communication
• Mécénat
• Billetterie
• Expérience spectateur ou UX (accueil, décoration et gestion des flux)
• Coachs contenu
• Animations internes

Comment ça se passe entre les adhérents ?

Patrice, le pilote UX de l’association, nous confie que chacun amène sa pierre à l’édifice. Grâce à l’organisation par pôle, chacun à sa place et de nombreuses réunions sont organisées afin de faire le point sur les actions en cours. On pourrait également dire que c’est une grande famille qui se réunit chaque année autour d’un projet commun qu’est le TEDxRennes.

« L’association c’est comme une bande de copains, des amis même. On se retrouve souvent hors de l’organisation du TEDx pour partager des moments conviviaux. » – Patrice

Comment est organisé le TEDxRennes ?

2020 : une année pas comme les autres

Comme nous le savons tous, l’année 2020 a été une année particulière notamment pour le monde du spectacle et de l’événementiel.

« Ça a été très long et surtout très stressant. » – Fanny Dufour

Une des valeurs des organisateurs, comme évoquée précédemment, est la positivité. Il n’était pas envisageable pour eux de laisser tomber l’organisation de leur bébé : le TEDxRennes 2020.

Patrice : pilote de la partie expérience spectateur de l’association nous révèle les coulisses du spectacle

Pour Patrice, le responsable de la gestion des flux pour le Jour J, le mot d’ordre était « organisation ».

Afin de respecter la procédure sanitaire, la team UX de l’association a dû, depuis le confinement, imaginer sur plan tous les flux du jour du spectacle. Il fallait se mettre à la place des invités de l’événement afin de ne rien oublier, prévoir toute sorte de marquage au sol, panneaux muraux, et autres stratagèmes qui permettent des mouvements fluides tout en restant dans un univers convivial et chaleureux comme le souhaite l’association organisatrice.

« On avait surtout à l’idée d’éviter tous les croisements donc on a travaillé sur plan pour simuler tous les flux de spectateurs aussi bien les VIP que le public. » – Patrice

La pression est palpable jusqu’au jeudi 17 septembre 2020 soit deux jours avant l’événement, car c’est ce jour que la préfecture valide les plans mis en place par l’équipe. Soulagement général !

La prise en charge des intervenants

Le coaching

Le coaching des intervenants est une des étapes des plus importantes pour l’organisation du TEDxRennes. Chaque intervenant dispose de 2 ou 3 coachs d’horizons différents afin de l’aiguiller pour son talk. Pour connaître les différentes étapes qui permettent de garantir la transmission d’un message de qualité aux spectateurs, nous avons rencontré Ève, coach pour l’édition 2020.

Les 9 étapes du coaching des intervenants pour le TEDxRennes :

1. Tous les bénévoles font une veille et repèrent les potentiels intervenants et/ou sujets et en septembre on met en place un formulaire.
2. Une commission se réunit, lit les la liste de profils recensée et les étudie. Une quinzaine sont retenues.
3. Equilibre des sujets : il faut que ce soit varié !
4. Proposition aux potentiels intervenants. Il peut y avoir des refus, à cause de leurs disponibilités ou même du coaching.
5. Première étape avec l’intervenant : faire connaissance, comprendre sa personnalité et cibler avec lui son message. Il faut ensuite sélectionner l’idée principale du talk. C’est une étape difficile car généralement l’intervenant arrive avec mille idées.
6. Deuxième étape : écriture du talk, structurer, réduire ou rallonger.
7. Troisième étape : peaufinage avec le ton, les pauses.
8. Quatrième étape : mise en scène avec la gestuelle, les slides.
9. Pour finir, les coachs les accompagnent jusqu’au pas de la scène. « On est là pour eux même pour repasser une chemise s’il le faut. » – Ève

Pourquoi le coaching est-il si important ? L’organisation du TEDx est autorisé grâce à l’obtention de la licence. Celle-ci est remise en jeu chaque année : si les talks ne sont pas à la hauteur des recommandations du TED, la licence obtenue par l’association est perdue.

« On n’a pas le droit de faire de la pub, on a pas le droit de promouvoir certaines choses comme les armes à feu, il y a quelques sujets comme ça qui sont un peu sensibles. » – Ève

L’interview de Valérie Tété, intervenante lors du TEDxRennes 2020

Peux-tu nous raconter ton parcours jusqu’ici ?

J’ai eu la chance de gagner le premier prix du concours de plaidoiries des lycéens organisé par le mémorial de Caen. J’y ai défendu les enfants accusés de sorcelleries dans mon pays qu’est le Togo. J’ai également rejoint une ONG qui s’appelle Creuset Togo qui vient en aide aux enfants victimes de violences et de maltraitance. Ces étapes m’ont alors décidées à faire un talk sur la place de la parole de l’enfant.

Comment se passe le recrutement et la préparation pour le TEDxRennes ?

On est d’abord repéré puis on espère être sélectionné. Une fois qu’on nous dit qu’on est gardé dans l’équipe il y a tout un travail avec les 3 coachs. C’est intéressant car on a 3 points de vus différents. L’étape la plus compliquée est de trouver un thème précis sur lequel parler pendant le temps imparti.

Ça n’a pas été trop dur de préparer le TEDxRennes et gérer tes cours à côté ?

Le confinement a été un délai supplémentaire pour moi. Il m’a un peu « sauvée » car la date initiale du TEDxRennes tombait pendant mes partiels. Ce genre d’événement me permet de me reposer car c’est une passion donc je ne le voit pas comme une charge. Ce sont des moments de récréation où je grandis comme je l’entends.

Est-ce que tu penses qu’aujourd’hui c’est important de savoir s’exprimer en public pour pouvoir transmettre ses idées ?

Je trouve qu’on est dans une société de parole, c’est une arme importante notamment pour la jeunesse et les femmes. On doit encourager l’essor de la parole, montrer aux jeunes femmes qu’elles ont le droit et qu’elles ont leur place dans cet espace pour défendre leur voix et leurs idées.

Quel est l’objectif de ce talk pour toi ?

Si à travers mon talk je peux encourager cette initiative de la jeunesse, ce sera une belle réussite pour moi.

Le TEDxRennes est cette année encore un succès pour l’association Bretagne ID Large. Vous avez découvert une partie des idées du TEDx avec Valérie Tété. D’autres idées innovantes sont aussi évoquées lors de ce show comme celle de Cédric François de Equium qui revendique pouvoir créer du froid avec du son !